会社で忘年会の幹事を任されたら、日時やお店決めなど、幹事さんの仕事は盛り沢山！
そんな中でも、特に幹事さんを悩ませるのが忘年会の案内メールの作成なんですよね。
行事ごとの幹事を任され慣れている人もいますが、会社によっては毎年の新人社員さんに任せる、といった社風もありがちです。
- どんなメールを書けば失礼じゃないの？
- 全社員に一斉メールなんて、送ったことないんですけど…！
- 変なことを書いてしまったら、明日から「仕事のデキないやつ」って思われるかも！？
なんて不安にガクガクブルブルしてしまって、メールの下書き画面で手が止まっていませんか？ヾ(;´▽｀A“
ということで今回の記事では、
忘年会の案内メールで使えるメールやビジネスマナー、社内や社外へのメールテンプレートについて、詳しくお話していきます。
一斉送信のメールを書くのが初めてでも、大丈夫。
上司や社長への案内メールを送るときでも、どうぞ安心して下さい！
すぐに使える例文テンプレートも作っておいたので、仕事の合間にサクっと作成しちゃいましょう(*´∀`)
忘年会案内はメール？それとも紙面？
もしかすると「忘年会の案内ってメールで送っていいの？」と思っているかも知れません。というのも、ビジネスマナーとしてはメールはあくまでも『略式』なもので、本来であれば文書（案内状）で作成するのがベストではあります。
でも、紙面の案内状を作るということは…
案内状を作って、印刷して、コピーして、配布して、回収して出欠の有無を確認！
「あー、これは超面倒くさい（小声）」って思いませんでしたか？
私自身も経験がありますが、紙面での案内状は本当に手間がかかるのでおすすめしません。
上司からどうしても紙面でやってくれ、といった要請があれば話は別ですが、そうでもないならぜひ社内メールで済ませてしまいましょう！
お店決めや日程調整など、ただでさえ幹事さんは忙しいので、省ける手間は省いてしまうのが仕事のデキる人ってやつですからね～。
社内メールに忘年会案内を書くときは？
案内をメールで送る最大のメリットは、その返信メールでそのまま出欠確認が取れることです。紙面の文書に比べてお手軽感があるので、その文面も気軽に書いてしまえるという人も多いのでは。ですがだからこそ、ちょっと気を付けてもらいたいメールでのビジネスマナーがあります。
そんなもん知っとるわ！( ﾟдﾟ)､ﾍﾟｯ
というあなたも、復習がてらチェックしてみて下さいね。
件名は簡潔にする
ビジネスメールらしく、件名は簡潔に、用件がわかるようにしておきます。- ○○部忘年会のご案内
- 平成○○年度 忘年会のご案内
- ○○年度同期 忘年会のお知らせ
件名が無題のままだったり、「お疲れ様です」など、パッと見ると迷惑メールにも思える、紛らわしい表現は避けましょう。
案内のメール本文もビジネス書式を意識
案内メールの内容も、普段の紙面書類で使うような、ビジネス書式にならって作成します。ポイントは、こんなところです！
- 本文の冒頭に宛先の名称を 「〇〇部各位」「〇〇チームの皆さんへ」など
- 文章は読みやすく 文章が長くなり過ぎないように、
- 会場のリンクを貼る 忘年会の会場が既に決まっているなら、
- 文末にはあなたの署名を メールの文末には、幹事の連絡先や、
適当な長さのところで改行を入れて、読みやすくします。
その会場（お店）のURLを、書き添えておけば親切ですね！
メールアドレスを明記しておきます。
こうしてポイントだけを抜粋すると、ちょっと小難しく思えるかも知れませんが…
要するに、「忘年会だからといって、くだけすぎる文面はNG」ということですね。
ビジネス的な気配りが普段から出来ているかそうでないか、こういったところでも評価されやすいものです。些細なことかも知れませんが少し気をつけておくだけで、あなたの評価がグっと上がるかもしれませんよ～。
社内忘年会の案内メールテンプレート
前置きがながくなりましたが、お待たせしました！ここからは、忘年会の社内案内メールですぐに使える例文を、順番にご紹介していきます(*´∀`)
ちょっと堅めの案内メール例文
まずは、基本の案内メール。ビジネスのシーンでも使えるような、ちょっと堅めの文章に仕上げました。
所々自由にアレンジして、使って下さいね。
件名：忘年会のご案内
本文：
〇〇部各位
今年も残すところ、あとわずかとなりました。
早速ではございますが、このたび親睦と交流を兼ねた忘年会を、
下記の通り企画いたしました。
日頃は、なかなか一同に会する機会もございませんので、
諸事厳しい折りではございますが、
万障お繰り合わせの上、ぜひご参集ください。
===================
（ここに開催日や会場、会費などを書きます）
===================
出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は後日集金します。よろしくお願いします。
===================
（幹事さんの連絡先を署名）
===================
本文：
〇〇部各位
今年も残すところ、あとわずかとなりました。
早速ではございますが、このたび親睦と交流を兼ねた忘年会を、
下記の通り企画いたしました。
日頃は、なかなか一同に会する機会もございませんので、
諸事厳しい折りではございますが、
万障お繰り合わせの上、ぜひご参集ください。
===================
（ここに開催日や会場、会費などを書きます）
===================
出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は後日集金します。よろしくお願いします。
===================
（幹事さんの連絡先を署名）
===================
少しくだけた雰囲気の忘年会メール例文
上の例文では、ちょっと堅すぎるかも…（´～｀)と感じた方は、こちらの例文に変えてみてはどうでしょう。
件名：忘年会のご案内
本文：
〇〇部各位
今年も残すところあとわずかとなりました。
早速ですが、
恒例の忘年会を、下記の要領で開催致します。
今年最後の会となりますので、
年末のお忙しい時期ではありますが、多くの方々のご参加をお待ちしています。
===================
（ここに開催日や会場、会費などを書きます）
===================
出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は後日〇〇（幹事さんの名前）が集金しますので、よろしくお願いします。
===================
（幹事さんの連絡先を署名）
===================
本文：
〇〇部各位
今年も残すところあとわずかとなりました。
早速ですが、
恒例の忘年会を、下記の要領で開催致します。
今年最後の会となりますので、
年末のお忙しい時期ではありますが、多くの方々のご参加をお待ちしています。
===================
（ここに開催日や会場、会費などを書きます）
===================
出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は後日〇〇（幹事さんの名前）が集金しますので、よろしくお願いします。
===================
（幹事さんの連絡先を署名）
===================
こちらはだいぶスッキリ、あっさりした内容です。
部署内だけなどの忘年会なら、こちらの例文が合うかも知れません。
社内の雰囲気や、送るメンバーに合わせて使い分けて下さいね。
原則参加、を呼び掛けたいとき
忘年会を自由参加ではなく、『原則、全員参加！』としたい場合もあるかも知れません。
こんな場合にも、案内状に「原則参加です！」とか書いてしまうと、ちょっと強制的な印象を受けてしまうので、少し工夫が必要です。
中には、行きたくない派の方もいるので、こうなると余計に「やだよ～行きたくないのに！」って思っちゃいます(ﾉД`｡)
「原則参加」はやんわりと伝えるのがベストなので、先ほどの案内メールの例文の末尾に、こんな一文を付け加えておきましょう。
希望と致しましては、
全員参加して頂けると〇〇部内の親睦も、より深められると思います。
ぜひ、皆様のご参加をお待ちしております。
年末のお忙しい時期ではありますが、
日程の調整をして頂ければ幸いです。
楽しい忘年会にいたしましょう！
全員参加して頂けると〇〇部内の親睦も、より深められると思います。
ぜひ、皆様のご参加をお待ちしております。
年末のお忙しい時期ではありますが、
日程の調整をして頂ければ幸いです。
楽しい忘年会にいたしましょう！
こんな風に書いてみると、そこまで強制力が前面に出てきません。
絶対行きたくない派の人は別ですが、こういった言い回しだと「それなら今回は忘年会に参加しようかな～？」と思ってくれる人も出てきそうですよね。
上司への忘年会案内メールはどうする！？
最後にもうひとつ、幹事さんが最も頭を悩ませてしまうのが…上司（目上の方）への忘年会のお誘いの書き方、送り方についてです。
社長や部長などの、普段はそこまでやり取りのない、ザ・エライ人へ、忘年会のお誘いのメールを出すのって…かなり緊張しませんか？
新入社員の頃なんかだと、それだけでかなりのプレッシャーだと思います！
ところが忘年会の開催となると、まずは上司のスケジュールを押さえてから、忘年会の日程を決める、といったパターンが多いはず。
ということで、そんなシチュエーションにも対応した、忘年会案内メールの例文も用意しておきました。
件名：〇〇チーム忘年会（日程のご確認）
本文：
お疲れ様です。
××事業部〇〇チームの△△と申します。
さて、毎年恒例となっております〇〇チームの忘年会を、本年も開催する予定です。
××事業部長にも、ぜひご参加頂きたいと思っておりますので、
事前にご都合を確認させていただきたく、メールをお送りした次第です。
お忙しいところ申し訳ございませんが、
下記の実施候補日をご確認いただき、
ご参加頂ける日程を、お教え頂けませんでしょうか。
よろしくお願い申しあげます。
＜候補日＞
〇日、〇〇日、×日
（時間はいずれも19:00開始予定です）
本文：
お疲れ様です。
××事業部〇〇チームの△△と申します。
さて、毎年恒例となっております〇〇チームの忘年会を、本年も開催する予定です。
××事業部長にも、ぜひご参加頂きたいと思っておりますので、
事前にご都合を確認させていただきたく、メールをお送りした次第です。
お忙しいところ申し訳ございませんが、
下記の実施候補日をご確認いただき、
ご参加頂ける日程を、お教え頂けませんでしょうか。
よろしくお願い申しあげます。
＜候補日＞
〇日、〇〇日、×日
（時間はいずれも19:00開始予定です）
こういった相手にはまどろっこしい表現はせず、忘年会の日程もいくつか候補日を提示するのがポイントです！
デキる幹事と思われる最後の小ワザはコレ！
以上、忘年会の案内メールの例文や注意点でした！「これ、使えるかも？」
というようなものがあったなら、嬉しいです♪
また、便利なメールではありますが、通信回線のトラブルなどでメールが相手方に届かないこともあります。
わたしの職場では、メールボックスが一杯で届かなかった、なんて人も居ました。しかも毎回同じ人(笑)
そんなトラブルに備えつつ、メールが送りっぱなしなってしまわないように、朝礼などで一言伝えておきます。
「忘年会の案内メールを送っておきましたので、ご確認をお願いします」
…など、口頭でフォローしておけば完璧です！
あの人、こんな雑務でも気が利いて仕事がデキるんだな～、と印象付けること間違いなしですよ。
幹事さん、頑張ってくださいね！
