ビジネスシーンでは、
手帳は欠かせないアイテムですよね。
でも、その使い方…ＮＧかも知れませんよ！
知らず知らずのうちに、
巷で増えている「ダメな手帳の使い方」を、
あなたは、してしまっていませんか？
そのせいで、
大切な自分の時間をロスしたり…
「これさえ決まれば！」
…と熱意を傾けている、重要な商談などにも、
悪影響を与えているかも知れません。
そこで今回は、
ビジネス手帳の使い方での、よくある「４つのＮＧポイント」チェック！
その問題点と、対処法についてご紹介します。
手帳の使い方ひとつを変えるだけで、
仕事の成果が、グーンとアップする可能性は大です！
一度、チェックしてみることをお勧めします！
ビジネス手帳の使い方、それで大丈夫？
ＮＧ手帳その１
- 手帳を開いたとき、1日のスケジュールしか見えない手帳を使っている
まず、お手持ちの手帳…
ビジネスに適さない手帳を使っていませんか？
例えば、1日1ページ型の手帳など、
見開きで週間管理ができない手帳のことです。
ビジネスで大切な、「週間管理」が出来ない手帳だと、
「どんなスケジュールで、予定を進めていくのか」
…というプランが、非常に立てにくくなります。
ＮＧ手帳その２
- 個別スケジュールの所要時間が、ビジュアル的に見えない
ビジネスシーンで予定を組む場合、
予定と予定の間にある「スキマ時間」がとても重要です。
これが一目で分かると、効率的に予定立てが出来ます。
それが、
「13:00 A社」「16:00 B社」
というような、文字だけの記述だと…
スキマ時間が、とても読みにくいですよね。
こういう書き方をしていると、
時間を無駄にしがちになってしまいます。
これで改善！
このような、スケジュール管理のＮＧ手帳を改善するには…
写真のように、各予定によって所要時間が見えると、
同時に、その日の空き時間が読みやすくなります。
そうなると、そのスキマ時間に何ができるか、
何をすべきなのかも、おのずと見えてきますよ。
その週を一目で把握出来るので、
週間管理もしっかり出来ますね！
このように、スキマ時間を見つけるのには、
以前に記事にした、バーチカル式の手帳がおすすめです。
（関連記事：
「手帳はバーチカル式がおすすめ！上手な使い方は？」）
TODO管理におけるＮＧ例
ビジネス手帳の役割のひとつに、
「TODO管理」というものがあります。
あなたの手帳は…きちんと管理出来ていますか？
ＮＧ手帳その３
- TODO管理が出来ていない
「面倒だな～」と思って、
ついつい、手が遠のいてしまう気持ちも分かりますが…
そのまま、予定の重要度管理や
期日管理、ボリューム管理などをせずにいると！
- 自分の得意、好きな仕事ばかりを先に行ってしまう
- ついつい、目の前の作業から取り掛かってしまう
- 時間がかかる仕事が後回しになり、後で苦しむ羽目になる
- 重要な仕事なのに、取組み時間が足りなくなる
- その結果、内容が薄くなり、得たい成果が得られずにいる
こんなブルーな状態になってしまいます…
これで改善！
こんな状態を脱するために、
手帳でのTODO管理を、毎日の習慣にしましょう。
タスクを書き込む時には、
以下のポイントも、ぜひ視野に入れてみて下さい。
- 重要度管理 予定にA・B・Cなどを書き入れて、
重要度のランク付けを行います。
- 期日管理 今日中、今週中、期限なしなど、
仕事の期限の区別をつけます。
- ボリューム管理 数分で終わるタスクなのか、
複数の協力が必要なのか、など
難易度や面倒度等のボリュームを、細分化します。
これを意識しながら、
同時に記入すれば、バッチリですよ！
また、PDSAサイクルの考え方を、
手帳に取り入れてみるのもオススメです。
PDSAサイクルについては、
こちらの記事で、詳しくご紹介しています。
情報管理におけるＮＧ例
ＮＧ手帳その４
- 1日に手帳を繰り返し見る習慣がない
できるビジネスマンに共通するのは、
自分のスケジュールを、暗記していることなんです。
少なくとも、
2週間先までは、暗記しておくことをオススメします。
最初は大変かもしれませんが…
慣れてくると、意外にすんなり頭に入ってきます！
では、どうやって暗記するのでしょう？
それは…
ズバリ！「こまめに手帳を読み返すこと」です。
それ以外ありません！(笑)
そもそも…
なぜ、スケジュールを暗記するとよいのでしょうか？
実はそうすることで、
あなたの脳を、有効活用できるからなんです。
手帳への書き込みができない時間に、
そのパワーは発揮されます。
例えば、満員電車に乗っているとき、
お風呂に入っているときなど…。
こういった少しの時間に、差がついてくるんです。
手帳をすぐに確認できない状況でも、
頭の中に、しっかりと入っていると…
「来週の水曜日15時は、○○社の訪問だったな。
○○社の近くには、▲▲社がある。
▲▲社の部長は、水曜日の午後は在社しているから、
アポを取ったほうがよさそうだなあ。
…となると、火曜日までに用意する資料は…」
のように、
いつでもどこでも、どんどん思考が深まっていきます。
お風呂に入っていようが、
満員電車で身動きが取れなかろうが、関係ありません。
一方、自分のスケジュールを把握できていないと…
ふと、仕事のことを考えても、
「アレは、なんだったっけ…」
「あとで確認しよう」
と思い、思考が停止してしまいます。
この時間、考えられたはずのことが、
先延ばしになってしまうんです。
結果、大切な自分の時間をロスすることになるのです。
これで改善！
手帳を繰り返し見る習慣がない人は、
手帳をすぐ取り出せないことが、多いように思います。
- スーツ（バッグ）や、デスクでの 手帳の定位置は、決まっていますか？
- すぐ書き込めるように 手帳と筆記用具は、セットになっていますか？
これに気を配るだけでも、
手帳は、いつでも手に取れるようになります。
いつでも取り出せるように、
たとえば手帳のサイズに気を配ってみるのも、効果的です。
まとめ
いかがでしたか？
あなたの手帳は、
ビジネスシーンでのＮＧ手帳に、当てはまっていなかったでしょうか？
より充実した1年にするために、
手帳は、賢く有意義に使っていきたいですね！
