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忘年会の案内メール例文!社内や上司にはどう送る?

忘年会の幹事を任されたら、
避けては通れない、忘年会の案内状づくり!

幹事さんが悩みがちなことの一つに、

忘年会の案内メールがあります。

「一体、どう書けば失礼じゃないんだ…!」
なんて、お困りですか??(*´∀`)

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まず、紙と違ってメールは『略式』なものなので、
ビジネスマナーとしては、文書(案内状)がベストではあります。


でも、案内状を作るということは…

案内状を作って、印刷して…
コピーして、配布して、回収して出欠の有無を確認!


これ、わたし自身も経験があるのですが…

めっちゃ面倒くさいです!


もう一度、やってくれ!
と言われても、即お断りしたいです!(´∇`;)


ただでさえ、
お店を決めたり、司会進行の策を練ったり…

何かと忙しい幹事さんなら、なおさらです。


あなたの上司が、
「案内は、文書で出せよー」と、
そう言っているなら、話は別ですが…


そんなことがないなら、
使えるものは、バンバン利用しちゃいましょう(@ ̄∀ ̄@)


ということで今回は、忘年会の幹事さん必見!

忘年会の案内状をメールで送るときに、

うっかり、恥をかかないためのマナーと、
呼びかけるメンバーに合わせた例文を、それぞれご紹介します!

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忘年会の案内メール!気を付けることは?


メールの最大のメリットは、
返信メールで、そのまま出欠確認が取れること。

文書に比べてお手軽感がありますが、
だからこそ、ちょっと気を付けてもらいたいマナーがあります。


そんなもん知っとるわ!( ゚д゚)、ペッ
というあなたも、復習がてらチェックしてみて下さいね。


fa-check-square-o 件名は簡潔にする

ビジネスメールらしく、
件名は簡潔に、用件がわかるようにしておきます。

  • ○○部忘年会のご案内
  • 平成○○年度 忘年会のご案内
  • ○○年度同期 忘年会のお知らせ

無題のままだったり、「お疲れ様です」など、
パッと見ると迷惑メールにも思える、紛らわしい表現は避けましょう。



fa-check-square-o 本文もビジネス書式で

案内メールの内容も、
ビジネス書式にならって作成します。

ポイントは、こんな感じです!

  • 本文の冒頭に宛先の名称を
  • 「〇〇部各位」「〇〇チームの皆さんへ」など

  • 文章は読みやすく
  • 文章が長くなり過ぎないように、
    適当な長さのところで改行を入れて、読みやすくします。

  • 会場のリンクを貼る
  • 忘年会の会場が既に決まっているなら、
    その会場(お店)のURLを、書き添えておけば親切ですね!

  • 文末にはあなたの署名を
  • メールの文末には、幹事の連絡先や、
    メールアドレスを明記しておきます。

こうして書くと、小難しく思えるかも知れませんが…


要するに、
忘年会だからと言って、くだけすぎる文面はNG」ということですね!


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案内メールの例文は?


お待たせしました!!

忘年会の案内メールで、
すぐに使える例文を、ご紹介していきます(*´∀`)


まずは、基本の案内メール

ビジネスのシーンでも使えるような、
ちょっと堅い文章になっていますが…


自由にアレンジして、お使い下さい!


件名:忘年会のご案内

本文:

〇〇部各位

今年も残すところ、あとわずかとなりました。

早速ではございますが、このたび親睦と交流を兼ねた忘年会を、
下記の通り企画いたしました。

日頃は、なかなか一同に会する機会もございませんので、
諸事厳しい折りではございますが、
万障お繰り合わせの上、ぜひご参集ください。

===================
(ここに開催日や会場、会費などを書きます)
===================

出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は後日集金します。よろしくお願いします。

===================
(幹事さんの連絡先を署名)
===================


文章の構成など、
おおまかなテンプレートは、こんな感じです。

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ちょっとこれは、堅すぎるかも…(´~`)
と感じた方は、こちらの例文に変えてみてはどうでしょう。



件名:忘年会のご案内

本文:

〇〇部各位

今年も残すところあとわずかとなりました。

早速ですが、
恒例の忘年会を、下記の要領で開催致します。

今年最後の会となりますので、
年末のお忙しい時期ではありますが、多くの方々のご参加をお待ちしています。

だいぶ、スッキリしましたね!
部署内だけなどの忘年会なら、こっちが合うかも知れません。

社内の雰囲気や、
送るメンバーに合わせて、使い分けて下さいね。




fa-check-square-o 「原則参加」を呼び掛けるなら?

忘年会を自由参加ではなく、
『原則、全員参加!』としている場合も、ありますよね~。

こんな場合も、
案内状に「原則参加です」と書いてしまうと、
ちょっと強制的な印象を受けてしまうので、工夫が必要です。

中には、行きたくない派の方もいるので、
こうなると「やだよ~勘弁してよ~」って思っちゃいます(ノД`。)


やんわりと「原則参加」を伝える時は…

希望と致しましては、
全員参加して頂けると〇〇部内の親睦も、より深められると思います。

ぜひ、皆様のご参加をお待ちしております。

年末のお忙しい時期ではありますが、
日程の調整をして頂ければ幸いです。

楽しい忘年会にいたしましょう!

こんな風に書いてみると、
そこまで、強制っぽくなりませんね!



こんな時は、どう書く!?


最後にもうひとつ、
幹事さんが、頭を悩ませやすいのが、

上司(目上の方)への忘年会のお誘いです。


社長や部長などの、エライ人へ、
忘年会のお誘いのメールを出すのって…

かなり、緊張しますよね~(´∇`;)

新入社員の頃なんかだと、
かなりのプレッシャーだと思います!



こんな時にも使えるような、
案内メールの例文も、用意しておきました!


件名:〇〇チーム忘年会(日程のご確認)

本文:

お疲れ様です。
××事業部〇〇チームの△△と申します。

さて、毎年恒例となっております〇〇チームの忘年会を、本年も開催する予定です。

××事業部長にも、ぜひご参加頂きたいと思っておりますので、
事前にご都合を確認させていただきたく、メールをお送りした次第です。

お忙しいところ申し訳ございませんが、
下記の実施候補日をご確認いただき、
ご参加頂ける日程を、お教え頂けませんでしょうか。

よろしくお願い申しあげます。

<候補日>
〇日、〇〇日、×日
(時間はいずれも19:00開始予定です)

まどろっこしい表現はせずに、
忘年会の日程も、いくつか候補日を提示するのがポイントですよ!



デキる幹事と思われるには…


以上、忘年会の案内メールの例文や注意点でした!

「これ、使えるかも?」

というようなものがあったなら、嬉しいです♪


また、便利なメールではありますが、
通信回線のトラブルなどによって、
メールが、相手方に届かないこともあります。

わたしの職場では、
メールボックスが一杯だった、なんて人も居ました(笑)


そんなトラブルに備えて、朝礼などで、

「忘年会の案内メールを送っておきましたので、ご確認をお願いします」

…など、口頭でフォローしておけば完璧です!

幹事さん、頑張ってくださいね!


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