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ビジネス手帳の使い方!4つのNGポイントを改善せよ!


ビジネスシーンでは、
手帳は欠かせないアイテムですよね。

でも、その使い方…NGかも知れませんよ!

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知らず知らずのうちに、
巷で増えている「ダメな手帳の使い方」を、
あなたは、してしまっていませんか?


そのせいで、
大切な自分の時間をロスしたり…

「これさえ決まれば!」
…と熱意を傾けている、重要な商談などにも、
悪影響を与えているかも知れません。


そこで今回は、
ビジネス手帳の使い方での、よくある「4つのNGポイント」チェック!
その問題点と、対処法についてご紹介します。

手帳の使い方ひとつを変えるだけで、
仕事の成果が、グーンとアップする可能性は大です!

一度、チェックしてみることをお勧めします!


ビジネス手帳の使い方、それで大丈夫?


NG手帳その1


  • 手帳を開いたとき、1日のスケジュールしか見えない手帳を使っている

まず、お手持ちの手帳…
ビジネスに適さない手帳を使っていませんか?

例えば、1日1ページ型の手帳など、
見開きで週間管理ができない手帳のことです。

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ビジネスで大切な、「週間管理」が出来ない手帳だと、
「どんなスケジュールで、予定を進めていくのか」
…というプランが、非常に立てにくくなります。



NG手帳その2


  • 個別スケジュールの所要時間が、ビジュアル的に見えない

ビジネスシーンで予定を組む場合、
予定と予定の間にある「スキマ時間」がとても重要です。
これが一目で分かると、効率的に予定立てが出来ます。

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それが、

「13:00 A社」「16:00 B社」

というような、文字だけの記述だと…

スキマ時間が、とても読みにくいですよね。
こういう書き方をしていると、
時間を無駄にしがちになってしまいます。




icon-hand-o-right これで改善!

このような、スケジュール管理のNG手帳を改善するには…

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写真のように、各予定によって所要時間が見えると、
同時に、その日の空き時間が読みやすくなります。

そうなると、そのスキマ時間に何ができるか、
何をすべきなのかも、おのずと見えてきますよ。

その週を一目で把握出来るので、
週間管理もしっかり出来ますね!

このように、スキマ時間を見つけるのには、
以前に記事にした、バーチカル式の手帳がおすすめです。

(関連記事:
 「手帳はバーチカル式がおすすめ!上手な使い方は?」



TODO管理におけるNG例


ビジネス手帳の役割のひとつに、
「TODO管理」というものがあります。

あなたの手帳は…きちんと管理出来ていますか?

NG手帳その3


  • TODO管理が出来ていない

「面倒だな~」と思って、
ついつい、手が遠のいてしまう気持ちも分かりますが…

そのまま、予定の重要度管理や
期日管理、ボリューム管理などをせずにいると!


  • 自分の得意、好きな仕事ばかりを先に行ってしまう
  • ついつい、目の前の作業から取り掛かってしまう
  • 時間がかかる仕事が後回しになり、後で苦しむ羽目になる
  • 重要な仕事なのに、取組み時間が足りなくなる
  • その結果、内容が薄くなり、得たい成果が得られずにいる


こんなブルーな状態になってしまいます…


icon-hand-o-right これで改善!

こんな状態を脱するために、
手帳でのTODO管理を、毎日の習慣にしましょう。

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タスクを書き込む時には、
以下のポイントも、ぜひ視野に入れてみて下さい。


  • 重要度管理
  • 予定にA・B・Cなどを書き入れて、
    重要度のランク付けを行います。

  • 期日管理
  • 今日中、今週中、期限なしなど、
    仕事の期限の区別をつけます。

  • ボリューム管理
  • 数分で終わるタスクなのか、
    複数の協力が必要なのか、など
    難易度や面倒度等のボリュームを、細分化します。


これを意識しながら、
同時に記入すれば、バッチリですよ!


また、PDSAサイクルの考え方を、
手帳に取り入れてみるのもオススメです。

PDSAサイクルについては、
こちらの記事で、詳しくご紹介しています。

<関連記事>
人生を変える手帳活用術とは?
※別ウインドウで開きます

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情報管理におけるNG例


NG手帳その4


  • 1日に手帳を繰り返し見る習慣がない

できるビジネスマンに共通するのは、
自分のスケジュールを、暗記していることなんです。

少なくとも、
2週間先までは、暗記しておくことをオススメします。
最初は大変かもしれませんが…
慣れてくると、意外にすんなり頭に入ってきます!


では、どうやって暗記するのでしょう?

それは…
ズバリ!「こまめに手帳を読み返すこと」です。

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それ以外ありません!(笑)


そもそも…
なぜ、スケジュールを暗記するとよいのでしょうか?

実はそうすることで、
あなたの脳を、有効活用できるからなんです。


手帳への書き込みができない時間に、
そのパワーは発揮されます。

例えば、満員電車に乗っているとき、
お風呂に入っているときなど…。

こういった少しの時間に、差がついてくるんです。



手帳をすぐに確認できない状況でも、
頭の中に、しっかりと入っていると…

来週の水曜日15時は、○○社の訪問だったな。
 ○○社の近くには、▲▲社がある。
 ▲▲社の部長は、水曜日の午後は在社しているから、
 アポを取ったほうがよさそうだなあ。

 …となると、火曜日までに用意する資料は…」

のように、
いつでもどこでも、どんどん思考が深まっていきます。

お風呂に入っていようが、
満員電車で身動きが取れなかろうが、関係ありません。

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一方、自分のスケジュールを把握できていないと…

ふと、仕事のことを考えても、

「アレは、なんだったっけ…」
「あとで確認しよう」

と思い、思考が停止してしまいます。

この時間、考えられたはずのことが、
先延ばしになってしまうんです。


結果、大切な自分の時間をロスすることになるのです。


icon-hand-o-right これで改善!

手帳を繰り返し見る習慣がない人は、
手帳をすぐ取り出せないことが、多いように思います。


  • スーツ(バッグ)や、デスクでの
  • 手帳の定位置は、決まっていますか?

  • すぐ書き込めるように
  • 手帳と筆記用具は、セットになっていますか?


これに気を配るだけでも、
手帳は、いつでも手に取れるようになります。

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いつでも取り出せるように、
たとえば手帳のサイズに気を配ってみるのも、効果的です。


まとめ


いかがでしたか?

あなたの手帳は、
ビジネスシーンでのNG手帳に、当てはまっていなかったでしょうか?

より充実した1年にするために、
手帳は、賢く有意義に使っていきたいですね!


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